admin Een goede, professionele en krachtige offerte kan het verschil maken. Je kunt er immers een toffe opdracht mee binnenhalen! Of niet. Zit jij vaak met je handen in het haar als je een offerte moet opstellen? Deze blog gaat je helpen!
Onmisbare elementen in een offerte
Eigenlijk zijn er weinig ‘onmisbare elementen’ als het om offertes gaat. Je zit niet net als bij facturen aan wettelijke regels vast. Toch zijn er een aantal vaste elementen meer dan handig om in een offerte op te nemen:
- Jouw (bedrijfs)naam en gegevens
- De (bedrijfs)naam en gegevens van de klant
- Datum van de offerte
- Omschrijving van het product of de dienst waar de offerte voor wordt geschreven
- Offerteprijs (incl. of excl. btw)
- Vervaltermijn van de offerte
- Hoe de klant akkoord kan geven op de offerte
- Eventuele voorwaarden (zoals een verwijzing naar je algemene voorwaarden)
Hoe maak je een goede offerte? De ‘vrije’ onderdelen:
Het overige deel van de offerte kun je naar eigen inzicht invullen. En neem hier goed de tijd voor, want dit is misschien wel het belangrijkste deel van de offerte.
Veel bedrijven vragen meerdere offertes op bij verschillende partijen / freelancers. Er is dus vaak sprake van concurrentie! Met jouw offerte heb je de kans om jouw unieke dienst of product aan te bieden en de klant binnen te halen.
Verkoop jezelf
Laat in je offerte daarom zien waarom de klant jóu moet kiezen. Maak duidelijk dat je de vraag van de klant begrijpt en op welke manier jij kan helpen. Welke oplossing heb je in huis en waarom is die belangrijk voor de klant?
Helder en concreet
Wees helder en concreet. Een klant wil weten waar hij aan toe is. Geef dus een helder prijsvoorstel, vermeld eventuele extra kosten en omschrijf duidelijk wat de klant daarvoor kan verwachten. De potentiële klant moet aan de offerte genoeg hebben.
Netjes en verzorgd
Natuurlijk, het spreekt voor zich. Een snel in elkaar geflanst Word-documentje is minder aansprekend dan een offerte waar echt over nagedacht is. Maak er werk van! Een offerte is als een soort sollicitatiebrief. Zorg er daarom voor dat de tekst foutloos is en maak het document netjes op.
Verstuur als pdf
Verstuur je offerte nóóit als Word-document. Als je zo’n document opent kan de inhoud namelijk verspringen. Al heb je het document nog zo mooi opgemaakt, de klant ziet daar dan niks van. En in een Word-document kan de tekst zomaar aangepast worden, iets wat je uiteraard absoluut niet wilt!
Veelgestelde vragen over het maken van een goede offerte
Een offerte is een document waarin een bedrijf of zelfstandige de kosten en de details van een product of dienst beschrijft die ze aanbieden aan een potentiële klant. Het maken van een efficiënte en professionele offerte is van groot belang voor het sluiten van een deal. Hieronder geven we antwoord op veelgestelde vragen over hoe je een offerte maakt in Word, hoe een offerte eruit ziet, wat belangrijk is in een offerte en welke tekst op een offerte moet staan.
Hoe maak je een offerte in Word?
Er zijn een aantal stappen die je kunt volgen om een offerte in Word te maken:
- Open Microsoft Word en kies voor “Nieuw document”
- Kies voor een standaard sjabloon voor offertes of maak een eigen sjabloon met de vereiste informatie
- Voeg de bedrijfsgegevens toe, zoals de naam, adres en contactgegevens
- Voeg de klantgegevens toe, zoals de naam, adres en contactgegevens
- Voeg de details van de producten of diensten toe die worden aangeboden, inclusief prijzen en eventuele kortingen
- Voeg eventuele extra informatie toe, zoals betalingsvoorwaarden en leveringsinformatie
- Controleer de offerte op taal- en rekenfouten voordat u deze verzendt
Hoe ziet een offerte eruit?
Een offerte bestaat uit verschillende onderdelen, waaronder:
- De bedrijfsgegevens van de aanbieder, zoals de naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres
- De gegevens van de klant, zoals de naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres
- De details van de producten of diensten die worden aangeboden, inclusief prijzen en eventuele kortingen
- Eventuele extra informatie, zoals betalingsvoorwaarden en leveringsinformatie
Wat is belangrijk in een offerte?
- Duidelijkheid: De offerte moet duidelijk zijn en eenvoudig te begrijpen zijn.
- Prijs: De prijzen moeten duidelijk weergegeven worden, inclusief eventuele kortingen of bijkomende kosten.
- Leverings- en betalingsvoorwaarden: Deze moeten duidelijk en specifiek worden beschreven.
- Contactgegevens: Zorg dat de contactgegevens van zowel de aanbieder als de klant duidelijk zichtbaar zijn.
Welke tekst op offerte?
- Bedririjfsgegevens: Voeg de naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van het bedrijf toe dat de offerte maakt.
- Klantgegevens: Voeg de naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de klant toe aan wie de offerte gericht is.
- Product of dienst: Beschrijf duidelijk en gedetailleerd welk product of welke dienst wordt aangeboden, inclusief prijzen en eventuele kortingen.
- Leverings- en betalingsvoorwaarden: Specificeer de leverings- en betalingsvoorwaarden, zoals de leveringstermijn en de betaalmethode.
- Extra informatie: Voeg eventuele extra informatie toe, zoals garantie- of retourbeleid.
- Vervaldatum: Voeg een vervaldatum toe voor de offerte, zodat de klant weet wanneer de aanbieding geldig is.
- Handtekening: Voeg een handtekening toe van de persoon die verantwoordelijk is voor de offerte.
Houd er rekening mee dat de inhoud van een offerte afhankelijk is van de branche en het type product of dienst dat wordt aangeboden. Het is daarom belangrijk om de specifieke eisen en verwachtingen van de klant in gedachten te houden bij het maken van een offerte.
