De boekhouding van een eenmanszaak bijhouden is verplicht en simpeler dan je misschien denkt. Als eenmanszaak ben je wettelijk verplicht om een administratie bij te houden waarmee de Belastingdienst je inkomsten en uitgaven kan controleren. Je hoeft geen volledige dubbele boekhouding te voeren zoals grotere bedrijven, maar een overzichtelijke enkelvoudige boekhouding is wel het minimum.
Dit artikel legt precies uit hoe je de boekhouding van een eenmanszaak opzet, wat je moet vastleggen en waar je op moet letten.
Wat houdt de boekhouding van een eenmanszaak precies in?
Bij een eenmanszaak draait de boekhouding om drie dingen: je inkomsten bijhouden, je uitgaven bijhouden en je btw-administratie op orde hebben. Je legt alles vast zodat je aan het einde van het jaar je aangifte inkomstenbelasting kunt doen en, als je btw-plichtig bent, je kwartaalaangiften kunt invullen.
Anders dan een bv hoef je als eenmanszaak geen jaarrekening te publiceren. Dat scheelt werk. Toch eist de Belastingdienst dat je je administratie zeven jaar bewaart. Voor onroerende zaken geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar.
Stap voor stap beginnen met je administratie
Een goede boekhouding opzetten gaat het makkelijkst als je het meteen goed inricht. Doe je dat later, dan heb je achterstallig werk te verwerken. Volg deze stappen:
- Open een zakelijke bankrekening. Meng je zakelijke en privébetalingen niet door elkaar. Een aparte rekening maakt je administratie een stuk overzichtelijker en bespaart je veel uitzoekwerk.
- Kies een boekhoudprogramma. Programma’s zoals e-Boekhouden, Moneybird of Snelstart zijn populair bij eenmanszaken. Ze koppelen aan je bankrekening en automatiseren veel invoerwerk. Kosten liggen naar schatting rond de 10 tot 30 euro per maand in 2026, afhankelijk van het pakket.
- Bewaar alle bonnen en facturen. Zowel de facturen die je verstuurt als de bonnen van je aankopen horen in je administratie. Digitaal bewaren mag, zolang het bestand leesbaar blijft en de echtheid aangetoond kan worden.
- Stuur correcte facturen. Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen: je naam en adres, KvK-nummer, btw-nummer (als je btw-plichtig bent), factuurnummer, datum, omschrijving van de dienst of het product, bedrag exclusief btw en het btw-bedrag apart vermeld.
- Doe je btw-aangifte op tijd. De meeste eenmanszaken doen elk kwartaal btw-aangifte. Je verrekent dan de btw die je hebt ontvangen van klanten met de btw die je zelf hebt betaald op inkopen. Het verschil draag je af of krijg je terug.
Enkelvoudige of dubbele boekhouding?
Als eenmanszaak mag je een enkelvoudige boekhouding voeren. Dat betekent: één kolom met inkomsten, één kolom met uitgaven, en het verschil is je winst. Dubbele boekhouding, waarbij elke boeking op twee plaatsen wordt vastgelegd, is niet verplicht maar kan wel nuttig zijn als je bedrijf groeit of als je de financiën nauwkeuriger wilt volgen.
Voor de meeste kleine eenmanszaken is enkelvoudig prima. Heb je een accountant, dan vraagt die soms toch om iets meer structuur zodat hij makkelijker je aangifte kan voorbereiden.
Wat kun je aftrekken?
Een belangrijk voordeel van een goede boekhouding is dat je zakelijke kosten kunt aftrekken van je winst. Dat verlaagt je belastbaar inkomen. Veelvoorkomende aftrekbare kosten voor een eenmanszaak zijn:
- Kantoorbenodigdheden en apparatuur
- Abonnementen op software of vakbladen
- Reiskosten voor zakelijk gebruik (auto of ov)
- Marketingkosten zoals een website of advertenties
- Een thuiswerkplek (onder strikte voorwaarden)
- Zakelijke telefoon of laptop
Privékosten zijn nooit aftrekbaar. Als je iets zowel privé als zakelijk gebruikt, mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Leg dat dan ook bij je administratie uit. Een auto van de zaak vereist een rittenregistratie als je wilt voorkomen dat de Belastingdienst een bijtelling toepast.
Zelf doen of uitbesteden?
Veel starters houden hun boekhouding zelf bij, zeker als de omzet en het aantal transacties beperkt zijn. Dat is goed te doen met een boekhoudprogramma. Zodra je omzet groeit, je meerdere klanten en leveranciers hebt of je meer belastingvoordelen wilt benutten, loont het om een boekhouder of accountant in te schakelen. Die kosten zijn zelf ook aftrekbaar van de winst.
Het volledig zelf doen kost tijd die je ook in je werk kunt steken. Bereken eerlijk of die uren meer opleveren dan de kosten van een boekhouder. Voor een eenmanszaak met een overzichtelijke administratie liggen de kosten van een externe boekhouder naar schatting rond de 500 tot 1.500 euro per jaar in 2026, afhankelijk van de omvang van het werk.
Veelgestelde vragen over de boekhouding van een eenmanszaak
Moet ik als eenmanszaak btw rekenen?
Ja, in de meeste gevallen ben je btw-plichtig zodra je je inschrijft bij de KvK. Uitzonderingen gelden voor vrijgestelde beroepen zoals bepaalde zorgverleners of onderwijsaanbieders. De Kleineondernemersregeling (KOR) biedt een vrijstelling als je omzet onder de 20.000 euro per jaar blijft, maar dan mag je ook geen btw meer terugvragen.
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
Zeven jaar is de algemene bewaartermijn voor de Belastingdienst. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.
Wat als ik een fout maak in mijn boekhouding?
Fouten herstellen kan altijd. Stuur een creditfactuur als je een verkoopfactuur moet corrigeren. In je boekhoudprogramma pas je de boeking aan. Merk je achteraf dat je een aangifte verkeerd hebt ingediend, neem dan contact op met de Belastingdienst of schakel een boekhouder in om het te herstellen.
Is Excel voldoende als boekhoudprogramma?
Technisch gezien mag je een boekhouding in Excel bijhouden, zolang die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. In de praktijk is een boekhoudprogramma veiliger en efficiënter, omdat het automatisch btw-aangiften genereert, koppelt aan je bank en facturen nummert.
Een goede boekhouding voor je eenmanszaak hoeft niet ingewikkeld te zijn. Richt het meteen goed in, kies een handig programma en bewaar alles netjes. Zo voorkom je stress voor de aangifte en houd je grip op je financiën het hele jaar door.
