Een eenmanszaak omzetten naar een vof doe je door een nieuwe vennootschap onder firma in te schrijven bij de Kamer van Koophandel, samen met je vennoot, zonder je eenmanszaak eerst uit te schrijven. Die volgorde is belangrijk: schrijf je je eenmanszaak wél eerst uit, dan loop je het risico dat bestaande contracten komen te vervallen of opnieuw afgesloten moeten worden.
Dit artikel legt precies uit hoe de omzetting werkt, wat je moet regelen en waar je op moet letten.
Waarom een eenmanszaak omzetten naar een vof?
De meeste ondernemers zetten hun eenmanszaak om naar een vof omdat ze een zakenpartner krijgen. Misschien start je met een vriend of familielid, of groeit de samenwerking met een freelancer uit tot een volwaardige vennootschap. In een vof zijn twee of meer mensen als vennoot actief en dragen ze samen de verantwoordelijkheid voor de onderneming.
Een vof biedt meer slagkracht dan een eenmanszaak: je deelt taken, kosten en risico’s. Let wel: in een vof ben je, net als in een eenmanszaak, hoofdelijk aansprakelijk. Dat betekent dat schuldeisers je privévermogen kunnen aanspreken, ook voor schulden die je vennoot heeft gemaakt. Dat is een belangrijk nadeel om van tevoren goed over na te denken.
De stappen voor de omzetting bij de KVK
De omzetting gaat via de Kamer van Koophandel. Hieronder staan de stappen op een rij.
- Maak een afspraak bij de KVK. Beide toekomstige vennoten moeten aanwezig zijn bij de inschrijving. Je kunt een afspraak maken via kvk.nl.
- Stel een vennootschapscontract op. Dit heet een vof-overeenkomst of samenwerkingscontract. Hierin leg je de afspraken vast: winstverdeling, taken, wat er gebeurt als een vennoot wil stoppen, enzovoort. Dit contract is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden.
- Schrijf de vof in bij de KVK. Tijdens de afspraak schrijf je de vof in als nieuwe rechtsvorm. Je eenmanszaak wordt gelijktijdig omgezet. Schrijf de eenmanszaak dus NIET vooraf uit.
- Ontvang een nieuw KVK-nummer. De vof krijgt een eigen KVK-nummer. Het nummer van de eenmanszaak vervalt.
Wat verandert er na de omzetting?
Na de inschrijving van de vof verandert er praktisch het een en ander. Je btw-nummer wijzigt, omdat de Belastingdienst een nieuw btw-identificatienummer afgeeft voor de vof. Geef dit nieuwe nummer door aan klanten en leveranciers.
Je bankrekening staat mogelijk nog op naam van de eenmanszaak. Neem contact op met je bank om de tenaamstelling te wijzigen of een nieuwe zakelijke rekening te openen op naam van de vof. Lopende contracten, zoals huurovereenkomsten of abonnementen, blijven in principe gewoon geldig zolang je de eenmanszaak niet apart uitschrijft voordat de vof is ingeschreven. Informeer de partijen wel over de naamswijziging en het nieuwe KVK-nummer.
Op je facturen, website en briefpapier vermeldt je voortaan de naam van de vof, het nieuwe KVK-nummer en het nieuwe btw-nummer.
De vof-overeenkomst: wat leg je vast?
Een vof-overeenkomst is niet wettelijk verplicht, maar zonder duidelijke afspraken op papier kunnen problemen later groot worden. Goede afspraken voorkomen conflicten. Denk aan:
- Hoe verdeel je de winst en de verliezen?
- Wie is waarvoor verantwoordelijk binnen de onderneming?
- Welk bedrag mag elke vennoot zelfstandig uitgeven zonder overleg?
- Wat gebeurt er als één vennoot wil stoppen of arbeidsongeschikt raakt?
- Hoe werkt de uitkoop als een vennoot vertrekt?
Laat de overeenkomst opstellen of controleren door een juridisch adviseur of notaris als de belangen groot zijn. De kosten daarvan verdienen zich terug als het ooit misgaat.
Belasting en administratie na de omzetting
Fiscaal gezien verandert er voor een vof niet heel veel ten opzichte van een eenmanszaak. Elke vennoot geeft zijn aandeel in de winst op in de eigen aangifte inkomstenbelasting. De vof zelf is geen belastingplichtige voor de inkomstenbelasting, maar doet wel aangifte omzetbelasting (btw) als gezamenlijke onderneming.
Beide vennoten kunnen, als ze voldoen aan de voorwaarden, gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. De zelfstandigenaftrek vereist dat je minimaal 1.225 uur per jaar in de onderneming werkt (het urencriterium). Bij een vof telt elke vennoot zijn eigen uren.
Zorg ook dat je boekhouding aansluit op de nieuwe situatie. Bespreek met je boekhouder of accountant hoe je de administratie van de vof inricht, zeker als er ingebracht vermogen is vanuit de eenmanszaak.
De omzetting van een eenmanszaak naar een vof is in de meeste gevallen eenvoudig te regelen, zolang je de juiste volgorde aanhoudt bij de KVK en de afspraken met je vennoot goed op papier zet. Doe de inschrijving van de vof en de uitschrijving van de eenmanszaak in één stap bij de KVK, en zorg daarna dat je btw-nummer, bankrekening en contracten worden bijgewerkt.
