Een eenmanszaak inschrijven doe je via de Kamer van Koophandel (KVK). Dat gaat sneller dan veel mensen denken: je maakt een afspraak, levert een paar documenten aan en staat vaak binnen één dag ingeschreven in het Handelsregister. Hier lees je precies hoe het werkt, wat je nodig hebt en waar je op moet letten.
Wanneer moet je je eenmanszaak inschrijven?
Je bent verplicht je eenmanszaak in te schrijven bij de KVK voordat je start met ondernemen, of uiterlijk op de eerste werkdag dat je actief bent. Inschrijven achteraf is technisch mogelijk, maar lever je een risico op een boete op. Wacht dus niet totdat je eerste klant al binnen is.
Er is geen minimumleeftijd voor een eenmanszaak op zich, maar ben je jonger dan 18 jaar, dan heb je toestemming van je ouders of wettelijk vertegenwoordiger nodig. Vanaf 18 schrijf je je gewoon zelf in.
Eenmanszaak inschrijven: dit heb je nodig
Voordat je naar de KVK gaat, zorg je dat je het volgende bij de hand hebt:
- Een geldig legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs)
- Je burgerservicenummer (BSN)
- Je woonadres, en eventueel het vestigingsadres als dat ergens anders is
- De naam van je bedrijf (handelsnaam)
- Een omschrijving van je bedrijfsactiviteiten, zodat de KVK de juiste SBI-code kan koppelen
Je hoeft geen uitgebreid businessplan of bankafschriften mee te nemen. De inschrijving zelf is eenvoudig gehouden.
Stap voor stap inschrijven bij de KVK
De meeste mensen schrijven hun eenmanszaak online in via kvk.nl. Dat werkt als volgt:
- Stap 1: Maak een afspraak. Ga naar kvk.nl en maak een afspraak bij een KVK-kantoor bij jou in de buurt. Je kunt ook kiezen voor een digitale inschrijving via DigiD, waarbij je niet fysiek langs hoeft.
- Stap 2: Vul het formulier in. Online of op kantoor vul je de basisgegevens in: bedrijfsnaam, activiteiten, adres en startdatum.
- Stap 3: Legitimeer jezelf. Dit kan digitaal via DigiD of in persoon met je ID-bewijs.
- Stap 4: Betaal de inschrijfkosten. De KVK rekent eenmalige inschrijfkosten. Naar schatting bedroegen die rond de 75 tot 85 euro in 2025; controleer het actuele bedrag op kvk.nl voordat je gaat.
- Stap 5: Ontvang je KVK-nummer. Na goedkeuring staat je bedrijf in het Handelsregister en krijg je een KVK-nummer (8 cijfers). Dat nummer gebruik je op facturen, je website en in je zakelijke communicatie.
Wat gebeurt er na de inschrijving?
Zodra je ingeschreven staat, stuurt de Belastingdienst je automatisch een btw-nummer toe. Dat btw-identificatienummer (begin met NL) heb je nodig op facturen aan zakelijke klanten. Je hoeft daarvoor zelf niets te doen; het gaat vanzelf.
Let op: inschrijven bij de KVK betekent niet dat je automatisch ook bij de Belastingdienst bekend bent als ondernemer voor de inkomstenbelasting. De Belastingdienst beoordeelt dat zelf aan de hand van criteria zoals het aantal uren dat je in je bedrijf steekt en de verwachte winst. Inschrijven geeft je geen automatisch recht op de zelfstandigenaftrek.
Eenmanszaak overnemen of overdragen
Neem je een bestaande eenmanszaak over, of draag je jouw eigen zaak over aan iemand anders? Dan verloopt de inschrijving iets anders. Een eenmanszaak is niet overdraagbaar als rechtsvorm: de nieuwe eigenaar schrijft een volledig nieuwe eenmanszaak in bij de KVK, en de oude eigenaar schrijft zijn onderneming uit. Wel kun je de handelsnaam, klanten en activa overdragen via een koopovereenkomst.
Heb je een andere rechtsvorm (zoals een vof of bv) en wil je die omzetten naar een eenmanszaak? Ook dat regel je via de KVK. Je schrijft de nieuwe eenmanszaak in en draagt de bedrijfsactiviteiten over. Schakel hierbij een accountant of notaris in, zeker als er schulden of personeel bij betrokken zijn.
Veelgemaakte fouten bij het inschrijven
Een van de meest voorkomende fouten is te laat inschrijven: mensen starten alvast met werken en regelen de inschrijving later. Dat kan problemen opleveren met de Belastingdienst of bij het afsluiten van een zakelijke bankrekening. Banken vragen namelijk bijna altijd om een KVK-uittreksel.
Een andere valkuil is een te vage omschrijving van de bedrijfsactiviteiten. De SBI-code die de KVK koppelt aan je activiteiten bepaalt mede welke brancheorganisaties, verzekeringen en subsidies voor jou relevant zijn. Wees dus specifiek: “grafisch ontwerper” is concreter dan “dienstverlening”.
Tot slot: een handelsnaam controleer je van tevoren op kvk.nl. Is de naam al in gebruik door een andere onderneming in dezelfde branche of regio, dan kun je een conflict krijgen. Handelsnaambescherming geldt automatisch bij inschrijving, maar beschermt je niet als een andere naam al eerder ingeschreven stond.
Een eenmanszaak inschrijven is niet ingewikkeld, maar een beetje voorbereiding scheelt een hoop gedoe. Regel je legitimatie en bedrijfsnaam van tevoren, maak een afspraak via kvk.nl en houd rekening met de inschrijfkosten. Zodra je KVK-nummer binnen is, kun je officieel aan de slag.
