Als eigenaar van een eenmanszaak ben je verplicht een jaarrekening op te stellen voor je eigen administratie. Je hoeft deze niet in te dienen bij de Kamer van Koophandel (KVK) of te publiceren, maar je moet hem wel bewaren en beschikbaar hebben voor de Belastingdienst. De jaarrekening laat zien hoe je bedrijf er financieel voor staat aan het einde van het jaar.
Wat staat er in een jaarrekening voor een eenmanszaak?
Een jaarrekening bestaat uit twee onderdelen: de balans en de winst- en verliesrekening. De balans geeft een overzicht van wat je bezit (activa) en wat je schuldig bent (passiva) op de laatste dag van het boekjaar, meestal 31 december. De winst- en verliesrekening laat zien wat je in het afgelopen jaar hebt verdiend en uitgegeven, en wat de uiteindelijke winst of het verlies is.
Bij een eenmanszaak telt de winst mee als inkomen in de inkomstenbelasting. Daarom is de winst- en verliesrekening het meest relevante deel voor je aangifte. De balans is nuttig om je financiële positie in de gaten te houden, denk aan de hoogte van je zakelijke rekening, openstaande facturen, zakelijke schulden en de waarde van je inventaris.
Jaarverslag vs. jaarrekening eenmanszaak
Een jaarverslag en een jaarrekening zijn niet hetzelfde. Een jaarverslag is een uitgebreider document met ook een tekstuele toelichting op de cijfers, bedoeld voor externe partijen zoals aandeelhouders. Dit is verplicht voor grotere rechtspersonen zoals BV’s en NV’s. Voor een eenmanszaak geldt die verplichting niet. Je hoeft geen jaarverslag te maken en je hoeft ook niets in te dienen bij de KVK. Wel ben je verplicht je administratie zeven jaar te bewaren, inclusief je jaarrekening.
Zo stel je de jaarrekening op
Je kunt de jaarrekening zelf opstellen of dit laten doen door een boekhouder of accountant. Zelf doen bespaart kosten, maar vereist dat je je administratie goed bijhoudt gedurende het jaar. Houd je dit bij in boekhoudsoftware, dan genereert het programma de jaarrekening vaak automatisch op basis van je ingevoerde gegevens. Populaire pakketten voor zzp’ers en eenmanszaken zijn onder andere Moneybird, e-Boekhouden en Exact Online.
Doe je het handmatig, dan begin je met het optellen van alle inkomsten en alle kosten over het boekjaar. Vergeet zakelijke kosten niet die je mag aftrekken, zoals reiskosten, kantoorbenodigdheden, abonnementen en afschrijvingen op duurzame bedrijfsmiddelen. Afschrijvingen zijn een aandachtspunt: een laptop die je in één jaar aanschaft, schrijf je doorgaans over meerdere jaren af in plaats van dat je het volledige bedrag in één jaar als kosten opneemt.
Wat je nodig hebt om te beginnen
- Alle inkoopfacturen en verkoopfacturen van het afgelopen jaar
- Bankafschriften van je zakelijke rekening
- Een overzicht van openstaande debiteuren (klanten die nog moeten betalen) en crediteuren (leveranciers aan wie je nog moet betalen)
- Informatie over zakelijke bezittingen zoals apparatuur of een auto op de zaak, inclusief de aanschafwaarde en de afschrijvingsmethode
- Eventuele leningen of schulden die op naam van de onderneming staan
De jaarrekening en je belastingaangifte
De jaarrekening vormt de basis voor je aangifte inkomstenbelasting. De nettowinst uit je winst- en verliesrekening neem je op als inkomen uit werk en woning (box 1). Afhankelijk van je situatie kom je mogelijk in aanmerking voor ondernemersaftrekken zoals de zelfstandigenaftrek of de startersaftrek. Die verlagen je belastbare winst, maar voor de zelfstandigenaftrek geldt het urencriterium: je moet naar schatting minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden (dit criterium staat vast in de belastingwet).
De Belastingdienst kan vragen om inzage in je administratie, ook na indiening van je aangifte. Zorg er daarom voor dat je jaarrekening klopt met de onderliggende stukken zoals facturen en bankafschriften. Kloppen de bedragen niet, dan kan de Belastingdienst de aangifte corrigeren en een naheffing opleggen.
Zelf doen of uitbesteden?
Veel eigenaren van een eenmanszaak kiezen voor een boekhouder, zeker als de financiën wat complexer zijn, bijvoorbeeld bij een auto op de zaak, zakelijke investeringen of personeel in dienst. Een boekhouder kost geld, maar voorkomt fouten die je later duur kunnen komen te staan. Heb je een eenvoudige administratie met weinig transacties en geen investeringen, dan is zelf doen met boekhoudsoftware goed te doen.
Controleer je jaarrekening altijd voordat je de aangifte indient. Een kleine fout, zoals een vergeten factuur of een verkeerd geboekte betaling, kan leiden tot een onjuiste belastingaangifte. Het opstellen van de jaarrekening eenmanszaak hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar vraagt wel structuur en een bijgehouden administratie het hele jaar door.
