Als zzp’er ben je wettelijk verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit is de algemene fiscale bewaarplicht die de Belastingdienst hanteert. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt zelfs een termijn van 10 jaar. Bewaar je minder lang, dan loop je het risico op boetes of problemen bij een belastingcontrole.
De bewaarplicht voor zzp’ers: 7 of 10 jaar?
De standaard bewaarplicht voor zzp’ers is 7 jaar. Die termijn geldt voor vrijwel alle administratieve stukken die met je onderneming te maken hebben: facturen, bankafschriften, inkoopbonnen, offertes die je hebt aangenomen, contracten en je loonadministratie als je personeel hebt. De Belastingdienst kan in die periode altijd terug komen kijken naar je aangiften en bijbehorende documenten.
De uitzondering is alles wat te maken heeft met onroerende zaken. Huur je een bedrijfsruimte of heb je een pand gekocht voor je onderneming? Dan moet je de bijbehorende administratie 10 jaar bewaren. Denk aan huurcontracten, koopaktes, verbouwingsfacturen en afschrijvingsoverzichten.
Wat valt precies onder je administratie?
De bewaarplicht geldt breed. Onder je administratie valt alles wat je gebruikt om je belastingaangifte te onderbouwen. In de praktijk gaat het om:
- Verkoopfacturen die je naar klanten hebt gestuurd
- Inkoopfacturen van leveranciers
- Bankafschriften van je zakelijke rekening
- Kassabonnen en bonnetjes van zakelijke kosten
- Contracten met opdrachtgevers
- Btw-aangiften en jaaropgaven
- Urenregistratie (als je het urencriterium wilt gebruiken)
- Correspondentie die van belang is voor de belastingaangifte
Twijfel je of iets bewaard moet worden? Bewaar het dan gewoon. De kosten van digitale opslag zijn minimaal, en een ontbrekend stuk bij een controle kan je veel meer geld kosten.
Digitaal bewaren mag, maar let op de regels
Je hoeft je administratie niet op papier te bewaren. De Belastingdienst accepteert digitale opslag, maar stelt wel eisen. De bestanden moeten leesbaar blijven gedurende de hele bewaartermijn, en de gegevens mogen niet worden aangepast na opslag. Een ingescande factuur in PDF is prima, zolang de scan volledig en leesbaar is. Sla je alles op in boekhoudssoftware? Dan moet die software ook na jaren nog toegankelijk zijn.
Één valkuil: sommige zzp’ers fotograferen bonnetjes met hun telefoon en gooien het papier weg. Dat is in principe toegestaan, maar zorg dan wel dat de foto scherp is, alle informatie bevat (datum, bedrag, btw-nummer) en dat je de bestanden geordend en veilig opslaat, bij voorkeur met een back-up.
Wanneer begint de bewaarplicht te tellen?
De 7 jaar tellen niet vanaf het moment dat je een document aanmaakt, maar vanaf het einde van het boekjaar waarop het betrekking heeft. Sluit je boekjaar op 31 december? Dan begint de teller voor alle documenten uit 2024 pas op 1 januari 2025 te lopen. Je moet die stukken dan bewaren tot en met 31 december 2031.
Dit is een belangrijk verschil. Een factuur uit maart 2024 hoef je dus niet al na 7 jaar vanaf de factuurdatum weg te gooien, maar pas na 7 jaar vanaf het einde van boekjaar 2024.
Hoe lang administratie bewaren als zzp’er na stoppen?
Als je je onderneming opheft, verandert de bewaarplicht niet. De termijn van 7 jaar blijft gewoon gelden, ook als je je inschrijving bij de KvK hebt opgeheven. Je blijft dus verantwoordelijk voor het bewaren van je oude administratie, ook als je inmiddels in loondienst werkt of met pensioen bent. De Belastingdienst kan nog altijd een controle uitvoeren over de jaren dat je actief was als zzp’er.
Houd bij het stoppen goed bij welke documenten je hebt en wanneer je ze mag vernietigen. Maak eventueel een eenvoudig overzicht met per jaar de datum waarop je de documenten mag verwijderen.
De vuistregel voor zzp’ers blijft dus: 7 jaar voor gewone administratie, 10 jaar voor alles rond onroerende zaken. Bewaar je administratie geordend, digitaal of op papier, en zorg voor een goede back-up. Zo sta je altijd sterk bij een eventuele controle.
