Een boekhouding voor een eenmanszaak hoeft niet ingewikkeld te zijn. In de meeste gevallen volstaat een overzicht van je inkomsten en uitgaven, een factuuradministratie en een kasboek of spreadsheet. Op deze pagina zie je concreet hoe zo’n boekhouding eruitziet, met een praktisch voorbeeld dat je direct kunt gebruiken.
Wat hoort er minimaal in de boekhouding van een eenmanszaak?
De Belastingdienst verplicht elke eenmanszaak om een administratie bij te houden waarmee je inkomsten en uitgaven kunt aantonen. Dat betekent in de praktijk: alle facturen die je verstuurt bewaren, alle bonnen en inkoopfacturen bewaren en een overzicht bijhouden van wat er binnenkomt en uitgaat. Je bent ook verplicht deze administratie minimaal zeven jaar te bewaren.
Voor de meeste zzp’ers en kleine eenmanszaken zijn er drie onderdelen die samen de kern vormen van de boekhouding:
- Een verkoopfacturenlijst: alle facturen die je naar klanten stuurt, genummerd en gedateerd.
- Een inkoopfacturenlijst: bonnen en facturen van kosten die je maakt voor je bedrijf.
- Een kasboek of inkomsten- en uitgavenoverzicht: een totaaloverzicht per periode van wat je verdient en uitgeeft.
Voorbeeld boekhouding eenmanszaak in een spreadsheet
Stel je bent freelance tekstschrijver en je houdt je boekhouding bij in Excel of Google Sheets. Hieronder zie je hoe een eenvoudig inkomsten- en uitgavenoverzicht eruitziet voor één maand:
| Datum | Omschrijving | Soort | Bedrag excl. btw | Btw (21%) | Bedrag incl. btw |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-04-2025 | Factuur 2025-001, Klant A | Inkomsten | € 1.500,00 | € 315,00 | € 1.815,00 |
| 10-04-2025 | Factuur 2025-002, Klant B | Inkomsten | € 800,00 | € 168,00 | € 968,00 |
| 05-04-2025 | Abonnement Adobe | Uitgaven | € 54,95 | € 11,54 | € 66,49 |
| 12-04-2025 | Treinkaartje klantbezoek | Uitgaven | € 22,00 | € 0,00 | € 22,00 |
| 18-04-2025 | Kantoorartikelen | Uitgaven | € 35,00 | € 7,35 | € 42,35 |
Aan het einde van de maand tel je de inkomsten op en trek je de uitgaven eraf. In dit voorbeeld is de omzet excl. btw € 2.300,00 en zijn de kosten excl. btw € 111,95. De winst over april is dan € 2.188,05. Die winst is ook de basis voor je aangifte inkomstenbelasting aan het einde van het jaar.
Hoe verwerk je btw in je boekhouding?
Als eenmanszaak ben je in de meeste gevallen btw-plichtig. Je brengt btw in rekening op je facturen (meestal 21%) en je betaalt btw over je zakelijke kosten. Het verschil draag je elk kwartaal af aan de Belastingdienst via de btw-aangifte. In het voorbeeld hierboven heb je € 483,00 aan btw ontvangen van klanten en € 18,89 aan btw betaald op kosten. Je draagt dan € 483,00 minus € 18,89 = € 464,11 af.
Let op: sommige kosten hebben geen btw, zoals treinkaartjes voor openbaar vervoer in Nederland. Noteer dat altijd met € 0,00 in de btw-kolom, zodat je overzicht klopt.
Zit je onder de kleineondernemersregeling (KOR) van de Belastingdienst? Dan hoef je geen btw te berekenen en ook geen btw-aangifte te doen. In dat geval laat je de btw-kolommen gewoon weg uit je overzicht.
Verkoopfacturen bijhouden: zo ziet een facturenlijst eruit
Naast het inkomsten- en uitgavenoverzicht houd je een aparte lijst bij van alle verstuurde facturen. Zo zie je in één oogopslag welke facturen al zijn betaald en welke nog openstaan. Een eenvoudige facturenlijst bevat:
- Factuurnummer (oplopend, bv. 2025-001, 2025-002)
- Factuurdatum
- Klantnaam
- Bedrag excl. btw en incl. btw
- Vervaldatum
- Status: betaald of openstaand
Door facturen een uniek, oplopend nummer te geven voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst. Je mag zelf bepalen hoe je nummert, als de volgorde maar logisch en aaneengesloten is.
Excel of boekhoudprogramma: wanneer kies je wat?
Een spreadsheet in Excel of Google Sheets werkt prima als je een kleine eenmanszaak hebt met weinig transacties per maand. Het is gratis, flexibel en voor de meeste starters goed te doen. Het nadeel is dat je alles handmatig invoert en dat fouten er snel insluipen, zeker als je btw-berekeningen ingewikkelder worden.
Zodra je meer dan ongeveer twintig facturen per maand verwerkt, regelmatig met meerdere btw-tarieven werkt of al vroeg wilt profiteren van koppelingen met je bank, loont het om over te stappen op een eenvoudig boekhoudprogramma. Veel zzp’ers kiezen dan voor software als Moneybird, Boekhouden.nl of Exact Online. De kosten liggen naar schatting tussen de € 10 en € 40 per maand in 2025, afhankelijk van het pakket.
Veelgemaakte fouten in de boekhouding van een eenmanszaak
- Privé en zakelijk door elkaar halen. Open een aparte zakelijke bankrekening. Dat maakt je boekhouding een stuk overzichtelijker en scheelt gedoe bij een controle.
- Bonnen niet bewaren. Maak een foto van papieren bonnen en sla ze digitaal op. Vervaagde bonnen zijn niet geldig als bewijs.
- Btw te laat afdragen. De btw-aangifte moet elk kwartaal op tijd in. Te laat betekent een boete van de Belastingdienst.
- Geen rekening houden met inkomstenbelasting. De winst op je boekhouding is niet wat je netto overhoudt. Reserveer een deel (reken op grofweg 20 tot 35%) voor de aangifte inkomstenbelasting.
Een goede boekhouding voor een eenmanszaak hoeft niet meer te zijn dan een paar overzichtelijke lijsten die je consequent bijhoudt. Begin simpel met een spreadsheet, zorg dat elke inkomst en elke uitgave erin staat met datum
