Het btw-tarief op verzendkosten hangt af van wat je verzendt. Als vuistregel geldt: de verzendkosten volgen het btw-tarief van het product dat je verzendt. Verkoop je iets met 21% btw? Dan reken je ook 21% btw over de verzendkosten. Verkoop je een product met 9% btw? Dan geldt dat lage tarief ook voor de verzending.
Dit principe heet de hoofdregel van de bijkomende prestatie. De verzending is een bijkomende dienst bij de hoofdlevering (het product), en volgt daarom fiscaal het tarief van dat product. De Belastingdienst hanteert deze lijn al jaren.
Hoeveel btw op verzendkosten: de drie tarieven
In Nederland zijn er drie btw-tarieven die je kunt tegenkomen bij verzendkosten:
- 21% btw: het hoge tarief, van toepassing op de meeste producten die ondernemers verkopen. Denk aan kleding, elektronica, meubels en cosmetica. Verzend je zo’n product? Dan bereken je 21% btw over de verzendkosten.
- 9% btw: het lage tarief, voor onder andere voedingsmiddelen, boeken, tijdschriften en bepaalde geneesmiddelen. Stuur je een pakket met alleen 9%-producten, dan is het btw-tarief op de verzending ook 9%.
- 0% btw: van toepassing bij export buiten de EU. Lever je aan een klant buiten de Europese Unie, dan is de btw op zowel het product als de verzending 0%.
Wat als je een bestelling met gemengde tarieven verzendt?
Dit is de situatie die in de praktijk het meest vragen oproept. Stel: een klant bestelt een pak koffie (9% btw) én een koffiezetapparaat (21% btw) in één pakket. Welk tarief pas je dan toe op de verzendkosten?
In dat geval verdeel je de verzendkosten naar rato van de productwaarden. Je berekent welk deel van de orderwaarde onder 9% valt en welk deel onder 21%, en verdeelt de verzendkosten in dezelfde verhouding. Dat klinkt ingewikkeld, maar in de meeste boekhoudpakketten en webshopsystemen kun je dit automatisch laten berekenen.
Een rekenvoorbeeld: de koffie kost 10 euro en het apparaat kost 90 euro. De totale orderwaarde is 100 euro. De verzendkosten zijn 5 euro. Dan valt 10% van de verzendkosten (0,50 euro) onder 9% btw, en 90% (4,50 euro) onder 21% btw.
Aparte factuurregels voor verzendkosten
Op je factuur zet je de verzendkosten bij voorkeur als aparte regel, maar met het juiste btw-tarief. Verkopers die altijd 21% rekenen over alle verzendkosten, ook bij producten met 9% btw, boeken technisch een fout. De klant betaalt dan te veel btw, en jij draagt meer af dan nodig. Dit valt op bij een boekhoudkundige controle.
Zorg dus dat je webshop of boekhoudsoftware de verzendkosten koppelt aan het btw-tarief van de bestelling. De meeste gangbare systemen ondersteunen dit, maar controleer het even als je een nieuwe winkel opzet.
Btw op verzendkosten bij gratis verzending
Bied je gratis verzending aan? Dan is er geen bedrag waarover je btw berekent, en speelt dit vraagstuk niet. Let er wel op dat de werkelijke verzendkosten die jij betaalt aan de vervoerder, en die jij als ondernemer ontvangt met een factuur met btw, wel gewoon aftrekbaar zijn als voorbelasting. Dat voordeel verdwijnt niet alleen omdat jij de klant geen verzendkosten in rekening brengt.
De btw op verzendkosten is een klein maar relevant detail, zeker als je veel pakketten verstuurt. Gebruik je het verkeerde tarief stelselmatig, dan kan dat bij een controle leiden tot naheffingen. Twijfel je over de juiste verwerking voor jouw specifieke situatie, dan is een gesprek met een boekhouder of belastingadviseur de kortste weg naar zekerheid.
