Btw is aftrekbaar als je de kosten maakt voor je onderneming en je als ondernemer btw-plichtig bent. Je trekt dan de btw die jouw leveranciers jou in rekening brengen af van de btw die jij over je omzet moet afdragen aan de Belastingdienst. Wat je per saldo nog betaalt of terugkrijgt, geef je aan in je btw-aangifte.
Of jouw btw volledig, gedeeltelijk of helemaal niet aftrekbaar is, hangt af van een paar concrete voorwaarden. Hieronder lees je precies wanneer je btw mag aftrekken, wat de uitzonderingen zijn en hoe je het in de praktijk verwerkt.
De basisvoorwaarden voor aftrekbare btw
Om btw te mogen aftrekken, gelden er drie basisvereisten. Je moet voldoen aan alle drie tegelijk:
- Je bent ondernemer voor de btw (je hebt een btw-nummer en doet aangifte).
- Je gebruikt de ingekochte goederen of diensten voor btw-belaste activiteiten.
- Je hebt een correcte factuur op naam van jouw onderneming, met daarop het btw-bedrag gespecificeerd.
Ontbreekt een van deze drie? Dan vervalt het recht op aftrek, geheel of gedeeltelijk. Een kassabon zonder btw-specificatie is in veel gevallen onvoldoende. Zorg daarom altijd voor een factuur die voldoet aan de wettelijke eisen.
Volledig, gedeeltelijk of geen btw aftrekbaar?
Gebruik je een inkoop volledig voor belaste omzet? Dan is de btw volledig aftrekbaar. Gebruik je iets deels privé of voor vrijgestelde omzet? Dan mag je de btw alleen aftrekken naar rato van het zakelijke, belaste gebruik.
Een praktisch voorbeeld: je koopt een laptop van 1.000 euro exclusief btw. De btw bedraagt 210 euro (21%). Gebruik je de laptop voor 70% zakelijk en 30% privé? Dan is 147 euro aftrekbaar (70% van 210 euro) en betaal je de resterende 63 euro zelf.
Datzelfde geldt als je zowel vrijgestelde als belaste prestaties levert, zoals een ondernemer die deels in de zorgsector werkt (vrijgesteld) en deels producten verkoopt (belast). De btw op gemengde kosten splits je dan op basis van de omzetverhouding.
Wanneer is btw niet aftrekbaar?
Er zijn situaties waarin je de btw sowieso niet mag aftrekken, ook al gaat het om zakelijke kosten. De Belastingdienst heeft hiervoor een aantal vaste uitsluitingen:
- Privégebruik: kosten die volledig privé zijn, geven geen recht op aftrek.
- Vrijgestelde prestaties: lever je alleen vrijgestelde diensten (zoals onderwijs, zorg of verzekeringen), dan is er helemaal geen aftrek mogelijk.
- Relatiegeschenken en personeelskosten boven drempel: de btw op relatiegeschenken is niet aftrekbaar als de waarde per ontvanger boven 227 euro per jaar uitkomt (zonder btw). Dit bedrag geldt al enkele jaren en is een vast grensbedrag in de btw-wetgeving.
- Eten en drinken bij bepaalde gelegenheden: btw op eten en drinken in restaurants of voor personeelsfeesten is in bepaalde situaties niet aftrekbaar.
- Personenauto’s bij gemengd gebruik: gebruik je een personenauto ook privé? Dan geldt een correctie op de aftrek voor het privégebruik.
Btw aftrekken op een auto
De auto is een veelvoorkomend struikelblok. Rijd je in een personenauto die je zowel zakelijk als privé gebruikt? Dan moet je aan het einde van het jaar een correctie doen voor het privégebruik. Je voegt dan een percentage btw toe aan je aangifte, afhankelijk van het werkelijke privégebruik of een forfait van 2,7% van de cataloguswaarde inclusief btw en bpm. Dit forfait gebruik je als je geen kilometerregistratie bijhoudt.
Bestelauto’s die alleen zakelijk worden gebruikt, kennen deze correctie niet. Gebruik je een bestelauto ook privé, dan gelden vergelijkbare regels als bij de personenauto.
Zo verwerk je aftrekbare btw in je aangifte
In je btw-aangifte vul je de btw die je hebt betaald aan leveranciers in als “voorbelasting”. Dit bedrag trek je af van de btw die je over je eigen omzet hebt berekend. Het saldo betaal je aan de Belastingdienst of je krijgt het terug.
Een eenvoudig rekenvoorbeeld:
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Btw over jouw omzet (af te dragen) | € 2.100 |
| Btw op inkopen (aftrekbaar als voorbelasting) | € 840 |
| Te betalen aan Belastingdienst | € 1.260 |
Is de voorbelasting hoger dan de af te dragen btw? Dan krijg je het verschil terug. Dit komt bijvoorbeeld voor als je grote investeringen doet.
Veelgemaakte fouten bij btw aftrekken
De meest voorkomende fout is het aftrekken van btw op kosten die geheel of deels privé zijn, zonder correctie toe te passen. Een tweede veelgemaakte fout is het aftrekken zonder geldige factuur, bijvoorbeeld op basis van een bankafschrift of een offerte. De Belastingdienst kan bij een controle deze aftrek terugdraaien, inclusief rente en soms een boete.
Bewaar facturen minimaal zeven jaar in je administratie. Dat is de wettelijke bewaartermijn voor btw-documenten.
Twijfel je of een specifieke kostenpost aftrekbaar is? Raadpleeg dan de richtlijnen op belastingdienst.nl of vraag een belastingadviseur. De regels zijn op hoofdlijnen duidelijk, maar bij gemengd gebruik of bijzondere situaties zit het detail in de juiste toepassing.
