Als eenmanszaak kun je gewoon personeel in dienst nemen. De naam “eenmanszaak” zegt iets over de rechtsvorm, niet over het aantal mensen dat er werkt. Je kunt als zzp’er of kleine ondernemer dus prima één of meerdere werknemers aannemen, maar er komen wel meteen een hoop verplichtingen bij kijken waar je goed op voorbereid moet zijn.
Dit artikel legt uit wat er precies verandert zodra je als eenmanszaak iemand aanneemt: wat je moet regelen, welke kosten erbij komen, en waar ondernemers het meest tegenaan lopen.
Wat verandert er als je als eenmanszaak personeel aanneemt?
Zodra je iemand in loondienst neemt, word je werkgever. Dat klinkt simpel, maar in de praktijk betekent het dat je te maken krijgt met loonheffingen, arbeidscontracten, verzekeringen en regels rondom ziekte en ontslag. Je bent niet langer alleen verantwoordelijk voor je eigen inkomen, maar ook voor dat van een ander. Dat is een grote stap, ook als je maar één medewerker aanneemt.
Een van de eerste dingen die verandert: je moet je aanmelden bij de Belastingdienst als werkgever. Je krijgt dan een loonheffingennummer. Zonder dat nummer mag je geen salaris uitbetalen. Doe dit ruim voordat je nieuwe medewerker begint, want de aanvraag kan enige tijd duren.
Verplichtingen als werkgever: de belangrijkste punten
Als eenmanszaak met personeel krijg je te maken met een flinke lijst aan verplichtingen. Dit zijn de voornaamste:
- Loonheffingen berekenen en afdragen. Je houdt elke maand loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het salaris van je medewerker, en draagt dit af aan de Belastingdienst.
- Premies werknemersverzekeringen betalen. Denk aan WW (werkloosheidswet), WIA (arbeidsongeschiktheid) en ZW (ziektewet). Deze premies betaal je grotendeels zelf als werkgever, bovenop het brutoloon.
- Cao checken. In veel sectoren geldt een collectieve arbeidsovereenkomst. Controleer of jouw branche een cao kent en welke regels daarin staan, zoals minimumloon, vakantiedagen en toeslagen.
- Schriftelijk arbeidscontract opstellen. Je bent verplicht om binnen één maand een schriftelijke of digitale arbeidsovereenkomst te verstrekken met daarin de arbeidsvoorwaarden.
- Loondoorbetaling bij ziekte. Als werkgever ben je verplicht bij ziekte minimaal 70 procent van het loon door te betalen, de eerste twee jaar. Dit is één van de grootste financiële risico’s voor kleine ondernemers.
- Loonadministratie bijhouden. Je bent verplicht een deugdelijke loonadministratie te voeren. De meeste ondernemers laten dit uitvoeren door een boekhouder of salarisadministrateur.
Wat kost een medewerker écht?
Het brutoloon is niet wat je als werkgever kwijt bent. Bovenop het brutosalaris betaal je als eenmanszaak werkgeverslasten: premies voor werknemersverzekeringen en eventueel bijdragen aan een pensioenregeling. Als vuistregel geldt dat de totale werkgeverskosten naar schatting 20 tot 30 procent hoger liggen dan het brutoloon. Bij een medewerker met een brutoloon van 2.500 euro per maand kom je dan al snel uit op totale kosten van zo’n 3.000 tot 3.250 euro per maand, exclusief vakantiegeld (8 procent wettelijk verplicht).
Vakantiegeld wordt wettelijk apart opgebouwd en jaarlijks uitbetaald, tenzij je afspreekt het maandelijks mee te betalen. Houd daar rekening mee in je liquiditeitsplanning.
Ziekte van een medewerker: het grootste risico
Veel kleine ondernemers onderschatten de kosten van ziekte. Als werkgever moet je tot twee jaar lang het loon doorbetalen als een medewerker ziek wordt. Voor een eenmanszaak met één of twee medewerkers kan dit een grote aanslag zijn op de cashflow. Er zijn twee manieren om dit risico te beperken:
- Een verzuimverzekering afsluiten. Die vergoedt (een deel van) het loon tijdens ziekte. De premie verschilt per sector en leeftijd van de medewerker.
- Aansluiten bij het UWV of een private verzekeraar voor de Ziektewet. Dit geldt met name voor tijdelijke contracten of flexwerkers.
Vraag meerdere offertes aan en vergelijk goed wat wel en niet gedekt is. Een boekhouder of HR-adviseur kan je hierin begeleiden.
Subsidies en voordelen voor eenmanszaken die personeel aannemen
Aannemen van personeel hoeft niet alleen maar kosten te betekenen. Volgens de Kamer van Koophandel (KVK) zijn er verschillende subsidies en tegemoetkomingen beschikbaar. Een bekende regeling is het loonkostenvoordeel (LKV). Dat is een tegemoetkoming van de overheid als je iemand aanneemt die vanuit een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt komt, bijvoorbeeld iemand met een arbeidsbeperking of iemand die lang heeft thuisgezeten met een uitkering. Het loonkostenvoordeel loopt via de aangifte loonheffingen en hoeft dus niet apart aangevraagd te worden.
Daarnaast bestaat er in sommige gevallen recht op een praktijkverklaring of loonsubsidie via de gemeente, zeker als je iemand vanuit de bijstand aanneemt. Het loont om bij jouw gemeente of het UWV na te vragen welke regelingen op jouw situatie van toepassing zijn.
Tijdelijk of vast contract: wat is slim?
Als eenmanszaak begin je bijna altijd met een tijdelijk contract. Na drie tijdelijke contracten in drie jaar of na drie jaar bij dezelfde werkgever ontstaat automatisch een vast dienstverband (de ketenregeling). Een vast contract geeft meer ontslagbescherming aan de medewerker, wat voor jou als kleine ondernemer meer risico betekent. Bedenk goed welke inzet je nodig hebt: structureel of tijdelijk. Bij piekwerk of onzekere opdrachten kan een oproepcontract of een tijdelijk contract handiger zijn.
Praktische stappen: zo ga je van start
Hieronder een overzicht van de stappen die je zet voordat de eerste medewerker begint:
- Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst en vraag een loonheffingennummer aan.
- Controleer of er een cao geldt in jouw sector.
- Stel een arbeidscontract op (of laat er een opstellen).
- Regel een loonadministratie, bij voorkeur via een salarisadministrateur of boekhouder.
- Sluit een verzuimverzekering af om het risico van langdurige ziekte op te vangen.
- Informeer bij KVK, UWV of je gemeente naar subsidies en loonkostenvoordelen.
Een eenmanszaak met personeel is goed te runnen, zolang je de administratie en verplichtingen serieus neemt. De kosten zijn hoger dan veel ondernemers verwachten, maar met de juiste voorbereiding, een goede boekhouder en kennis van de beschikbare regelingen is het financieel goed te beheren. Twijfel je of het de juiste stap is? Bereken eerst hoeveel werk je structureel hebt, wat je het kost en wat het je oplevert. Dat geeft de meest eerlijke basis voor die beslissing.
