De btw op eten en drinken is in de meeste gevallen niet aftrekbaar, maar er zijn uitzonderingen. Als ondernemer mag je de btw alleen terugvragen als je het eten of drinken niet als eindgebruiker afneemt, maar als onderdeel van een prestatie die je doorlevert aan een klant. Dat klinkt abstract, maar het scheelt je in de praktijk al snel een paar euro per bon.
De Belastingdienst maakt een duidelijk onderscheid: consumeer jij (of jouw medewerkers) het eten zelf, dan ben je eindgebruiker en is de btw niet aftrekbaar. Lever je de maaltijd als onderdeel van jouw dienstverlening door aan een klant, dan kan de btw wél aftrekbaar zijn. Hieronder lees je precies wanneer dat geldt en wanneer niet.
Wanneer is btw op eten en drinken aftrekbaar?
De hoofdregel is dat btw op eten en drinken in de horeca of elders niet aftrekbaar is. De btw die je betaalt voor een zakelijk diner, een lunch met een klant of consumpties op een vergadering valt onder de categorie “eindgebruik”. Dat geldt ook als de uitgave volledig zakelijk is. De zakelijke reden doet er voor de btw-aftrek niet toe.
Er is één situatie waarin btw op eten en drinken wél aftrekbaar is: als jij als ondernemer het eten of drinken inkoopt om het als onderdeel van jouw eigen prestatie te leveren aan een klant. Denk aan een cateraar die maaltijden verzorgt, een hotel dat ontbijt levert als onderdeel van een overnachting, of een congresorganisator die catering aanbiedt als onderdeel van een betaald arrangement. In die gevallen ben jij geen eindgebruiker, maar een schakel in de keten.
Praktische voorbeelden: wél en niet aftrekbaar
Een paar concrete situaties maken het verschil duidelijk:
- Niet aftrekbaar: je neemt een klant mee uit eten om een deal te bespreken. Jij en de klant zijn de eindgebruikers. De btw op de rekening mag je niet terugvragen.
- Niet aftrekbaar: je koopt koffie en koeken voor een teamvergadering. Ook dan ben je eindgebruiker.
- Niet aftrekbaar: je trakteert personeel op een personeelsfeest met diner. De btw hierover is niet aftrekbaar.
- Wél aftrekbaar: je bent cateraar en koopt ingrediënten of kant-en-klare maaltijden in om te serveren op een betaald evenement van een klant. De btw op die inkoop is aftrekbaar als voorbelasting.
- Wél aftrekbaar: je exploiteert een restaurant en koopt eten en drinken in om te verkopen. Dat is je kernactiviteit; de btw is aftrekbaar als voorbelasting, voor zover je btw-belaste omzet maakt.
Hoe zit het met de inkomstenbelasting? (een veelgemaakte verwarring)
Veel ondernemers verwarren de btw-regels met de regels voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Voor de inkomstenbelasting geldt dat zakelijke eet- en drinkkosten wél (deels) aftrekbaar kunnen zijn als bedrijfskosten, maar dan gaat het om de kosten zónder btw. De btw-aftrek en de aftrek als bedrijfskosten zijn twee aparte regelingen met elk hun eigen voorwaarden. Het feit dat een maaltijd zakelijk is, geeft je dus geen recht op btw-teruggave.
Geen uitzondering voor representatiekosten
Een veelgehoord misverstand is dat representatiekosten (zoals zakelijke diners of borrels) een uitzondering vormen op de btw-regels. Dat is niet zo. De Belastingdienst behandelt representatiekosten voor de btw op dezelfde manier als privégebruik: de btw is niet aftrekbaar, ongeacht hoe zakelijk de gelegenheid is. Bewaar je die bonnen toch? Dan helpen ze je niet bij je btw-aangifte, maar mogelijk wel bij je inkomstenbelastingaangifte als bewijs van bedrijfskosten.
Wat als je zowel belaste als vrijgestelde omzet hebt?
Heb je als ondernemer btw-belaste én btw-vrijgestelde omzet (zoals een cateraar die ook advies verkoopt dat vrijgesteld is)? Dan mag je de btw op inkopen alleen aftrekken naar rato van je belaste omzet. Dit heet de pro-rataberekening. Is 80% van je omzet belast, dan is ook 80% van de aftrekbare btw terug te vragen. Dit is alleen relevant als jij tot de categorie valt waarbij btw op eten en drinken al aftrekbaar is (dus als doorleveraar, niet als eindgebruiker).
Kortom: bewaar bonnen van eten en drinken vooral voor je boekhouding en eventueel je inkomstenbelasting, maar reken er niet op dat je de btw kunt terugvragen. Alleen als jij het eten of drinken als onderdeel van jouw eigen btw-belaste prestatie doorlevert aan een klant, is de btw aftrekbaar. Twijfel je over jouw specifieke situatie? Leg het voor aan je boekhouder of belastingadviseur, want de grens tussen eindgebruiker en doorleveraar is in de praktijk niet altijd scherp.
