Als eigenaar van een eenmanszaak mag je de btw die je betaalt op zakelijke inkopen en kosten terugvragen bij de Belastingdienst. Dit heet voorbelasting: de btw die jij als ondernemer betaalt aan leveranciers, mag je aftrekken van de btw die je zelf aan klanten in rekening brengt. Het verschil draag je af, of je krijgt het terug. Zelfs als je nog geen omzet hebt gemaakt, kun je al btw terugvragen, zolang de uitgaven zakelijk zijn.
Hoe werkt btw terugvragen bij een eenmanszaak?
Je eenmanszaak rekent btw aan klanten (de af te dragen btw) en betaalt zelf btw op zakelijke kosten (de voorbelasting). Via je btw-aangifte bij de Belastingdienst trek je die voorbelasting af. Is de voorbelasting hoger dan de btw die je hebt ontvangen, dan krijg je het verschil terug. Is de ontvangen btw hoger, dan betaal je dat bedrag.
Een eenvoudig rekenvoorbeeld:
- Je hebt in een kwartaal 500 euro btw ontvangen van klanten.
- Je hebt 200 euro btw betaald op zakelijke kosten (laptop, software, kantoorartikelen).
- Je geeft 500 minus 200 euro op: je betaalt 300 euro aan de Belastingdienst.
Draai je de getallen om, bijvoorbeeld 100 euro ontvangen en 300 euro betaald, dan krijg je 200 euro terug. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen in de opstartfase, wanneer je flink investeert maar nog weinig omzet draait.
Welke btw mag je als voorbelasting opgeven?
Alleen btw op kosten die je maakt voor je onderneming telt mee. Denk aan:
- Apparatuur en gereedschap die je zakelijk gebruikt
- Software en online abonnementen voor je werk
- Zakelijke telefoon of laptop
- Kantoorbenodigdheden
- Zakelijke reiskosten waarbij btw in rekening is gebracht
- Marketinguitgaven zoals advertenties of drukwerk
Gebruik je iets zowel privé als zakelijk, dan mag je alleen het zakelijke deel als voorbelasting opgeven. Gebruik je een laptop voor 70% zakelijk, dan is 70% van de betaalde btw aftrekbaar. Je moet dit zelf eerlijk bijhouden en kunnen onderbouwen als de Belastingdienst ernaar vraagt.
Kosten die volledig privé zijn, tellen nooit mee. Boodschappen, een privévakantie of kleding die je ook buiten je werk draagt, vallen er dus uit.
Voorwaarden om btw terug te vragen
Je kunt btw als voorbelasting terugvragen als je aan deze voorwaarden voldoet:
- Je bent ondernemer voor de btw. Bij een eenmanszaak die btw-plichtige diensten of producten levert, is dat standaard het geval.
- Je hebt een geldige factuur van de leverancier, met daarop het btw-bedrag, het btw-nummer van de leverancier en jouw bedrijfsgegevens.
- De kosten zijn zakelijk en direct verbonden aan je onderneming.
Let op: als je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling (KOR) ben je vrijgesteld van btw. Dat betekent dat je geen btw in rekening brengt aan klanten, maar ook geen voorbelasting kunt terugvragen. Je valt dan buiten het btw-systeem. Bij de KOR weeg je dus af of je voordeel hebt aan de vrijstelling of juist niet, afhankelijk van hoeveel voorbelasting je normaal zou terugkrijgen.
Btw terugvragen zonder omzet: mag dat?
Ja, dat mag. Zolang je als ondernemer staat ingeschreven bij de Belastingdienst en aantoonbaar bezig bent met het opzetten of uitvoeren van je onderneming, kun je voorbelasting terugvragen. Heb je in het eerste kwartaal een laptop van 1.210 euro (inclusief 210 euro btw) gekocht maar nog geen factuur verstuurd, dan geef je die 210 euro gewoon op als voorbelasting. Je ontvangt die terug.
De Belastingdienst kan bij hoge teruggaven vragen om onderbouwing. Bewaar daarom altijd je facturen en bonnen, zowel digitaal als op papier.
Zo doe je de btw-aangifte als eenmanszaak
De meeste eenmanszaken doen elk kwartaal btw-aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je logt in met je DigiD of eHerkenning. Vervolgens vul je in:
- Rubriek 1a of 1b: de btw die je hebt ontvangen over je omzet
- Rubriek 5b: de voorbelasting (btw die jij hebt betaald op zakelijke kosten)
Het systeem berekent automatisch of je moet betalen of terugkrijgt. Na het indienen ontvang je een bevestiging. Als je recht hebt op teruggave, wordt dat bedrag doorgaans binnen enkele weken op je rekening bijgeschreven.
Doe je aangifte op tijd: de deadline is de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal. Over het eerste kwartaal (januari tot en met maart) moet je aangifte dus uiterlijk 30 april zijn ingediend. Te laat is een reden voor een boete.
Houd je administratie strak bij: bewaar alle facturen, noteer de zakelijke reden van elke aankoop en verwerk ze per kwartaal. Zo is je aangifte elk kwartaal snel klaar en loop je geen aftrekposten mis.
