Voorfinanciering van btw betekent dat je de btw die je op een factuur in rekening brengt, alvast aan de Belastingdienst afdraagt, terwijl je klant die factuur nog niet heeft betaald. Je legt dus eigen geld in voor een belasting die je eigenlijk nog niet ontvangen hebt.
Dit is een situatie die veel ondernemers herkennen, maar waarvan de oorzaak niet altijd duidelijk is. Hieronder leggen we precies uit hoe het werkt en wanneer het een probleem wordt.
Hoe werkt de voorfinanciering van btw precies?
Als ondernemer stuur je een factuur met btw. Die btw is voor de Belastingdienst. Jij bent alleen de tussenpersoon die het int en afdraagt. Het probleem ontstaat doordat je btw-aangifte loopt op basis van het factuurtijdstip, niet het moment van betaling. Stuur je een factuur van 10.000 euro met 21% btw in december, dan moet je 2.100 euro btw afdragen in het volgende aangiftetijdvak, ook als je klant pas in februari betaalt.
Die 2.100 euro betaal je dus uit eigen zak, in de hoop dat je klant snel genoeg betaalt. Dat is de voorfinanciering: jij financiert de btw voor, en je klant vergoedt die uiteindelijk via zijn betaling.
Wanneer is voorfinanciering van btw een probleem?
Bij kleine bedragen en snelbetalende klanten merk je er weinig van. Maar in drie situaties kan het echt knellen:
- Trage betaler. Je klant betaalt pas na 60 of 90 dagen, terwijl jij de btw al na 30 dagen hebt afgedragen.
- Grote facturen. Bij een factuur van 50.000 euro gaat het al snel om 10.500 euro btw die je tijdelijk zelf moet ophoesten.
- Wanbetaler. Je klant betaalt helemaal niet, maar de btw-afdracht is al gedaan.
Hoe meer werk je in korte tijd factureert, hoe groter de kans dat het btw-bedrag dat je moet voorfinancieren oploopt. Groeiende bedrijven lopen hier extra tegenaan, juist omdat ze veel en snel factureren.
Wat kun je doen om voorfinanciering te beperken?
Er zijn een paar praktische manieren om de last van btw-voorfinanciering te verkleinen.
Kortere betalingstermijnen afspreken. Hoe sneller je klant betaalt, hoe kleiner het gat tussen jouw afdracht en de ontvangst. Spreek standaard 14 of 30 dagen af in plaats van 60 of 90 dagen.
Aanbetaling vragen. Laat klanten een deel van het bedrag vooraf betalen. Zo ontvang je de btw al (gedeeltelijk) vóór je deze hoeft af te dragen.
Gebruik maken van kasstelsel. Bepaalde ondernemers komen in aanmerking voor het kasstelsel. Daarbij draag je de btw pas af op het moment dat je klant daadwerkelijk betaalt, niet al bij het sturen van de factuur. Dit is de directe oplossing voor het voorfinancieringsprobleem. Niet elke ondernemer kan hier gebruik van maken; de Belastingdienst stelt voorwaarden.
Oninbare vorderingen terugvragen. Betaalt een klant definitief niet, dan kun je de al afgedragen btw terugvragen bij de Belastingdienst. Dit gaat niet vanzelf. Je moet aantonen dat de vordering oninbaar is en een verzoek indienen. Het geld ben je dus tijdelijk kwijt, ook al krijg je het later terug.
Rekenvoorbeeld: hoe snel loopt het op?
Stel, je bent een kleine aannemer en je stuurt in één maand drie facturen van elk 15.000 euro exclusief btw. De btw bedraagt dan 3 x 3.150 euro = 9.450 euro. Die betaal je binnen enkele weken aan de Belastingdienst. Als je klanten gemiddeld 60 dagen doen over betaling, heb je bijna twee maanden lang 9.450 euro voorgeschoten. Bij een krappe liquiditeit kan dat serieus pijn doen.
Wat is voorfinanciering van btw in de praktijk: is het altijd erg?
Nee, niet per se. Als je een gezonde buffer hebt en klanten doorgaans op tijd betalen, is de btw-voorfinanciering een klein ongemak. Het wordt pas echt een risico als je liquiditeitspositie smal is of als je met klanten werkt die structureel laat betalen. Dan is het verstandig om actief maatregelen te nemen, liefst vóórdat je cashflow in de knel komt.
Twijfel je of het kasstelsel voor jou geldt, of wil je weten hoe je een oninbare vordering terugvraagt? De Belastingdienst heeft hierover concrete informatie op belastingdienst.nl. Een belastingadviseur kan je helpen beoordelen welke optie in jouw situatie het meest oplevert.
