Een cadeaubon is zakelijk aftrekbaar als bedrijfskosten, maar alleen als je aan een aantal voorwaarden voldoet. De belangrijkste grens: de waarde van het geschenk mag niet meer dan € 227 per relatie per jaar bedragen (inclusief btw). Blijf je daar onder, dan mag je de kosten als zakelijke uitgave opvoeren bij de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. De btw op de cadeaubon is in de meeste gevallen echter níét aftrekbaar.
De grens van € 227: hoe werkt die precies?
De Belastingdienst hanteert een drempelbedrag van € 227 per begunstigde per jaar. Dit bedrag geldt per persoon, niet per gelegenheid. Geef je iemand in januari een cadeaubon van € 150 en in december nog een van € 100, dan kom je op € 250 uit en overschrijd je de grens. In dat geval vervalt de aftrekbaarheid van het volledige bedrag, niet alleen van het meerdere.
Let op: het gaat om het totaal aan relatiegeschenken aan dezelfde persoon binnen één kalenderjaar. Dat kunnen cadeaubonnen zijn, maar ook flessen wijn, lunches of andere geschenken die je zakelijk geeft. Tel die dus bij elkaar op om te weten waar je staat.
Voorwaarden voor aftrekbaarheid van een zakelijke cadeaubon
Om een cadeaubon zakelijk aftrekbaar te maken, gelden de volgende voorwaarden:
- De cadeaubon is bedoeld voor een zakelijke relatie, zoals een klant, leverancier of zakenpartner.
- De totale waarde van geschenken aan die persoon blijft onder de € 227 per jaar.
- De cadeaubon is niet inwisselbaar voor contant geld. Een bon die je kunt laten uitbetalen, wordt fiscaal anders behandeld en kan als loon of belast voordeel worden gezien.
- Je hebt een duidelijke zakelijke reden voor het geschenk, zoals een jubilaeum, een afronding van een project of een bedankje.
Is de ontvanger een werknemer in plaats van een externe relatie? Dan gelden andere regels, namelijk die van de werkkostenregeling (WKR). Cadeaus aan werknemers vallen buiten de regels voor relatiegeschenken en worden anders belast.
Btw op cadeaubonnen: niet aftrekbaar
Hier zit een veelgemaakte fout. Ook al mag je de kosten van de cadeaubon opvoeren als bedrijfsuitgave voor de winstbelasting, de btw die je erover betaalt mag je in de meeste gevallen niet terugvragen. Dit geldt zodra de waarde van het geschenk aan één relatie per jaar meer dan € 227 (inclusief btw) bedraagt. Blijf je eronder, dan geldt de beperking niet en mag je de btw wel aftrekken als voorbelasting, mits je normaal gesproken btw-plichtig bent.
In de praktijk betekent dit dat een cadeaubon van bijvoorbeeld € 200 excl. btw al snel boven de grens uitkomt als er btw bij wordt opgeteld. Reken dit altijd vooraf door.
Cadeaubon versus contant geld: waarom het verschil uitmaakt
De Belastingdienst maakt onderscheid tussen een cadeaubon en contant geld (of een overboeking). Contant geld is nooit een zakelijk aftrekbaar relatiegeschenk; het wordt altijd als inkomen of belast voordeel gezien bij de ontvanger. Een cadeaubon die alleen te besteden is bij een winkel of platform, valt wel onder de regels voor relatiegeschenken, juist omdat de ontvanger er geen geld van kan maken.
Kies daarom altijd voor een bon die gebonden is aan een specifieke aanbieder of categorie, en controleer of de uitgever expliciet aangeeft dat de bon niet inwisselbaar is voor geld. Zo sta je fiscaal sterker als de Belastingdienst ernaar vraagt.
Administratie bijhouden is verplicht
Je mag een zakelijke cadeaubon alleen aftrekken als je de uitgave kunt onderbouwen. Bewaar daarom altijd de aankoopbon of factuur, noteer de naam van de ontvanger en de reden voor het geschenk, en houd bij wat je diezelfde persoon in hetzelfde jaar al hebt gegeven. Zonder goede administratie loop je het risico dat de Belastingdienst de aftrek weigert bij een controle.
Wil je cadeaubonnen structureel inzetten voor relatiebeheer, overleg dan met je boekhouder of belastingadviseur hoe je dit het slimst inricht. De regels lijken eenvoudig, maar de details (zoals de btw-grens en de samenloop met andere geschenken) zorgen in de praktijk toch regelmatig voor verrassingen.
