Een zakelijke telefoon schrijf je af over de gebruiksduur, niet in één keer ten laste van de winst. Dat betekent dat je de aanschafkosten verdeelt over meerdere jaren en elk jaar een deel als kosten opvoert. De Belastingdienst stelt dat je een bedrijfsmiddel zoals een mobiele telefoon jaarlijks mag afschrijven met een maximumpercentage van de aanschafwaarde, waarbij de restwaarde als ondergrens geldt.
Dit artikel legt uit hoe de afschrijving van een telefoon precies werkt, welke percentages gelden, wat de restwaarde is en waar je als ondernemer op moet letten.
Wanneer moet je een telefoon afschrijven?
Niet elke telefoonaankoop hoef je direct af te schrijven. Voor bedrijfsmiddelen met een aanschafwaarde tot 450 euro (exclusief btw, drempel in 2024/2025) mag je de kosten direct in één jaar aftrekken als kleineondernemersaftrek of gewone bedrijfskosten. Kost de telefoon meer dan dit drempelbedrag, dan ben je verplicht om af te schrijven over de verwachte gebruiksduur.
Een smartphone van 1.200 euro valt dus vrijwel altijd in de categorie die je moet afschrijven. Een goedkopere prepaid telefoon van 80 euro kun je vaak direct als kosten boeken.
Afschrijving telefoon: de gebruiksduur en het percentage
De gebruiksduur van een zakelijke telefoon is doorgaans drie jaar. Dat is de termijn die de Belastingdienst in de praktijk als realistisch beschouwt voor mobiele telefoons. Op basis van drie jaar kom je uit op een afschrijvingspercentage van 33,3% per jaar.
Je schrijft af over de aanschafprijs minus de restwaarde. De restwaarde is wat de telefoon naar verwachting nog waard is aan het einde van de gebruiksduur. Voor een telefoon is die restwaarde in veel gevallen nihil of laag, bijvoorbeeld 50 tot 100 euro als schatting voor een gemiddelde zakelijke smartphone aan het einde van de gebruiksperiode. Dit is echter afhankelijk van het model en de staat.
Een rekenvoorbeeld maakt het concreet:
- Aanschafprijs telefoon: 900 euro (excl. btw)
- Restwaarde na 3 jaar: 50 euro
- Af te schrijven bedrag: 900 – 50 = 850 euro
- Jaarlijkse afschrijving: 850 / 3 = ruim 283 euro per jaar
Die 283 euro boek je elk jaar als kosten in je administratie. Dat verlaagt je belastbare winst met dat bedrag.
Lineair afschrijven is de standaard
Voor een telefoon gebruik je vrijwel altijd de lineaire methode: elk jaar hetzelfde bedrag afschrijven. Dit is de meest gebruikte en door de Belastingdienst geaccepteerde methode voor dit soort bedrijfsmiddelen. Je verdeelt het af te schrijven bedrag gelijkmatig over de gebruiksduur, zonder dat het ene jaar meer of minder is dan het andere.
Er bestaat ook een degressieve methode, waarbij je in het eerste jaar meer afschrijft en later minder. Die methode is voor de meeste kleine ondernemers niet van toepassing op een telefoon en levert ook administratief meer werk op. Houd het eenvoudig en kies voor lineair.
Btw en de afschrijving: twee aparte zaken
De btw op een zakelijke telefoon mag je in het jaar van aankoop direct terugvragen bij de Belastingdienst, als je btw-plichtig bent en de telefoon zakelijk gebruikt. De afschrijving stel je in op de prijs excl. btw. Verwar deze twee dingen niet: de btw-aftrek staat los van de afschrijving voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
Gebruik je de telefoon zowel zakelijk als privé? Dan mag je de btw alleen terugvragen naar rato van het zakelijk gebruik. Hetzelfde geldt voor de afschrijvingskosten: gebruik je de telefoon voor 70% zakelijk, dan schrijf je 70% van het af te schrijven bedrag af als bedrijfskosten.
Aandachtspunten bij de afschrijving van een telefoon
Een telefoon die je midden in het jaar aanschaft, schrijf je dat jaar slechts gedeeltelijk af. Koop je de telefoon op 1 april, dan schrijf je in dat jaar nog negen maanden af (9/12 van de jaarlijkse afschrijving). Hierna schrijf je twee volledige jaren af en het laatste jaar weer het resterende deel.
Verlies of diefstal verandert de situatie. Als de telefoon eerder dan verwacht verloren gaat en niet verzekerd is, mag je de resterende boekwaarde in één keer afschrijven als verlies. Is er een verzekeringsuitkering, dan verlaagt die uitkering het af te boeken verlies.
Let er ook op dat je de afschrijving niet verder doorvoert dan de restwaarde. Zodra de boekwaarde gelijk is aan de restwaarde, stop je met afschrijven, ook al gebruik je de telefoon nog langer.
Twijfel je over de juiste gebruiksduur of het percentage? Raadpleeg de richtlijnen op Ondernemersplein (ondernemersplein.overheid.nl) of vraag je boekhouder om advies. De regels zijn voor de meeste zakelijke smartphones goed te overzien, maar de precieze verwerking in je administratie verschilt per boekhoudmethode en ondernemingsvorm.
