Als zzp’er kun je de aanschaf van een telefoon aftrekken van de belasting, maar alleen als je de telefoon zakelijk gebruikt. Hoe groot dat voordeel is, hangt af van hoe vaak je het toestel voor je werk inzet. Hieronder lees je precies wanneer je de kosten mag aftrekken, hoe je dat correct doet en waar je op moet letten.
Wanneer is een telefoon aftrekbaar voor zzp’ers?
De Belastingdienst stelt één centrale voorwaarde: de telefoon moet zakelijk worden gebruikt. Gebruik je het toestel uitsluitend voor je werk, dan zijn de volledige aanschafkosten aftrekbaar. Gebruik je het zowel privé als zakelijk, dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Het is dus belangrijk dat je dit onderscheid goed bijhoudt en kunt onderbouwen als de Belastingdienst ernaar vraagt.
Er is geen vaste grens die bepaalt wanneer iets “zakelijk genoeg” is, maar een vuistregel die veel boekhouders hanteren is dat je de telefoon voor minimaal 90% zakelijk moet gebruiken om de volledige aanschafprijs af te trekken. Bij gemengd gebruik trek je simpelweg het zakelijke percentage af. Gebruik je de telefoon bijvoorbeeld voor 70% zakelijk, dan trek je 70% van de kosten af.
Zakelijk of privé kopen: wat is verstandiger?
Je kunt de telefoon op twee manieren aanschaffen. Je koopt hem privé en declareert het zakelijke deel, of je koopt hem rechtstreeks via je bedrijf. Als je de telefoon zakelijk koopt, betaal je hem vanuit je zakelijke rekening en boek je hem direct als zakelijke uitgave. Dat maakt de administratie eenvoudiger en overzichtelijker.
Koop je de telefoon privé en wil je het zakelijke deel toch aftrekken, dan moet je zelf een berekening maken en dit netjes vastleggen. Bewaar altijd de aankoopbon, ongeacht hoe je de telefoon koopt. Zonder bon heb je geen bewijs voor de Belastingdienst.
Activeren als investering of direct als kosten?
De aanschafprijs bepaalt hoe je de telefoon in je boekhouding verwerkt. Bedraagt de prijs inclusief btw minder dan 450 euro (naar schatting de gangbare grens in 2025 en 2026), dan mag je het bedrag in één keer als kosten aftrekken in het jaar van aanschaf. Is de telefoon duurder, dan activeer je hem als investering en schrijf je hem af over meerdere jaren, doorgaans drie jaar. Dat noemen ze lineaire afschrijving.
Rekenvoorbeeld: je koopt een zakelijke telefoon voor 900 euro. Je schrijft hem af over drie jaar, dus je trekt elk jaar 300 euro af als kosten. Is het zakelijk gebruik 80%, dan is de jaarlijkse aftrek 240 euro (80% van 300 euro).
Wat mag je nog meer aftrekken?
Naast de aanschafprijs zijn ook de maandelijkse abonnementskosten aftrekbaar, voor zover zakelijk gebruikt. Denk aan je simkaart, databundel of een zakelijk telefoonabonnement. Ook reparatiekosten, accessoires zoals een zakelijk hoesje of screenprotector, en kosten voor zakelijke apps kunnen aftrekbaar zijn. Houd wel bij dat dit dan ook echt voor zakelijk gebruik is bedoeld.
Btw terugvragen over je telefoon
Als je btw-plichtig bent, kun je de btw op de aanschaf en het abonnement terugvragen via je btw-aangifte. Ook hier geldt: alleen het zakelijke deel. Gebruik je de telefoon voor 70% zakelijk, dan vraag je 70% van de btw terug. Let op: gebruik je de telefoon ook privé, dan moet je aan het einde van het jaar een correctie doorgeven aan de Belastingdienst voor het privégebruik. Dit heet de “privégebruikcorrectie btw”.
Hoe leg je zakelijk gebruik vast?
De Belastingdienst kan vragen om bewijs van zakelijk gebruik. Zorg daarom voor een goede onderbouwing. Een paar praktische manieren:
- Koop de telefoon via je zakelijke rekening en bewaar de factuur op bedrijfsnaam.
- Schrijf in je administratie op welk percentage je het toestel zakelijk gebruikt en waarop dat gebaseerd is.
- Gebruik aparte nummers of apps voor zakelijk en privé als dat mogelijk is.
- Bewaar facturen van abonnementen en reparaties minstens zeven jaar.
Er is geen wettelijke verplichting om een logboek bij te houden van elk belletje, maar hoe concreter je onderbouwing, hoe sterker je staat bij een eventuele controle.
Twijfel je over de juiste verwerking in jouw situatie? Een boekhouder of belastingadviseur kan je helpen om dit correct te regelen en voorkomt dat je achteraf geld moet terugbetalen of een naheffing krijgt.
