Een koffiemachine is zakelijk aftrekbaar als je hem voornamelijk voor je bedrijf gebruikt. Voor zzp’ers en ondernemers geldt: als de machine op je werkplek staat en je hem gebruikt tijdens werktijd, zijn de aanschafkosten in principe gewoon zakelijke kosten. Toch zijn er een paar voorwaarden en aandachtspunten waar je rekening mee moet houden.
Wanneer is een koffiemachine zakelijk aftrekbaar?
De Belastingdienst kijkt altijd naar het zakelijke gebruik. Een koffiemachine die op je kantoor of in je praktijk staat en daar koffie zet voor jou, je personeel of je klanten, is een zakelijke uitgave. Dat geldt zowel voor een eenvoudig filterkoffieapparaat als voor een duurdere espressomachine.
Werk je vanuit huis? Dan is het iets lastiger. Als je een aparte werkkamer hebt die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst voor een zelfstandige werkruimte, mag je de koffiemachine die daar staat ook zakelijk opvoeren. Staat de machine in je woonkeuken en gebruik je hem ook privé, dan is aftrek een stuk moeilijker te verdedigen.
Aanschafprijs boven de €450? Dan geldt afschrijving
Koop je een koffiemachine voor meer dan €450 excl. btw, dan mag je die kosten niet in één keer aftrekken. Je schrijft het apparaat dan af over de verwachte levensduur, meestal vijf jaar. Bij een machine van €900 excl. btw trek je dus per jaar €180 af als kosten.
Is de aanschafprijs €450 of minder (excl. btw)? Dan zijn de kosten in het jaar van aanschaf direct volledig aftrekbaar als zakelijke kosten. De meeste gewone koffiemachines vallen onder dit bedrag.
Btw terugvragen op een koffiemachine
Ben je btw-plichtig ondernemer, dan mag je de btw op een zakelijke koffiemachine ook terugvragen via je btw-aangifte. Dit geldt alleen als de machine zakelijk wordt gebruikt. Gebruik je hem deels privé, dan moet je de btw naar verhouding splitsen. Puur privégebruik geeft geen recht op btw-aftrek.
Koffie zelf: ook aftrekbaar?
De koffiebonen, capsules of pads die je koopt voor zakelijk gebruik zijn ook aftrekbare kosten. Koop je koffie voor klanten of bezoekers, dan zijn die kosten volledig zakelijk. Koffie die je zelf drinkt tijdens het werk valt ook onder zakelijke kosten, zolang het op de werkplek is. Let op: koffie die je thuis drinkt buiten werktijd is niet aftrekbaar, ook niet als je zzp’er bent.
Praktisch voorbeeld
Stel, je bent zzp’er met een eigen kantoorruimte buiten je huis. Je koopt een koffiemachine voor €320 incl. btw (€264 excl. btw, €56 btw). Je trekt de €264 als kosten af in je aangifte inkomstenbelasting en vraagt de €56 terug via je btw-aangifte. Per saldo kost de machine je dus aanzienlijk minder dan de aankoopprijs.
Werk je vanuit een werkkamer thuis en gebruik je de machine ook privé? Dan is aftrek minder vanzelfsprekend. Houd dan bij hoe groot het zakelijke aandeel is, of kies voor een aparte machine op je werkkamer.
Twijfel je over jouw situatie? Leg het voor aan je boekhouder of accountant. De regels zijn niet ingewikkeld, maar de details van jouw werkplek en gebruik maken het verschil.
