admin Btw-aangifte doen hoort erbij als je ondernemer bent, maar makkelijk is het lang niet altijd. Je hebt te maken met vaste deadlines, verschillende regels van de Belastingdienst zakelijk en situaties waarin je btw moet betalen of juist terugkrijgt. Zeker als je nog niet zo lang bezig bent of je boekhouding zelf regelt, kun je snel iets over het hoofd zien. Deze blog helpt je stap voor stap met alles wat je moet weten. Van belangrijke datums tot bijzondere situaties, van het controleren van je cijfers tot het voorkomen van boetes. Zo weet je precies wat er van je wordt verwacht en hoe je zonder stress je aangifte doet.
Wat btw-aangifte inhoudt en wie ermee te maken krijgt
De btw-aangifte is een verplichte opgave van je omzet en betaalde btw aan de Belastingdienst. Je geeft hierin aan hoeveel btw je hebt ontvangen van je klanten en hoeveel je hebt betaald over zakelijke kosten en inkopen. De Belastingdienst kijkt vervolgens of je moet betalen of geld terugkrijgt. Dit heet ook wel omzetbelasting. Ondernemers die goederen of diensten verkopen, moeten meestal btw-aangifte doen. Dit geldt ook voor zzp’ers en eenmanszaken. Je meldt je hiervoor aan zodra je je bedrijf inschrijft bij de Kamer van Koophandel. In sommige gevallen hoef je geen aangifte te doen, bijvoorbeeld als je vrijgesteld bent vanwege je beroep of als je onder de kleineondernemersregeling valt. Die uitzonderingen gelden alleen als je voldoet aan specifieke voorwaarden.
Wanneer je btw-aangifte moet doen en welke deadlines er gelden
De meeste ondernemers doen btw-aangifte per kwartaal, maar soms vraagt de Belastingdienst je om dit per maand of per jaar te doen. Dit hangt af van je omzet of je persoonlijke situatie. Als je per kwartaal aangifte moet doen, dan zijn dit de belangrijke datums om in de gaten te houden:
- Vierde kwartaal 2024: aangifte en betaling uiterlijk 31 januari 2025
- Eerste kwartaal 2025: uiterlijk 30 april 2025
- Tweede kwartaal 2025: uiterlijk 31 juli 2025
- Derde kwartaal 2025: uiterlijk 31 oktober 2025
- Vierde kwartaal 2025: uiterlijk 31 januari 2026
Ook als je een kwartaal geen omzet hebt gedraaid, moet je alsnog btw-aangifte doen. Je vult dan nul in op alle regels. Vergeet je de aangifte, dan volgt er een herinnering en mogelijk een boete. Zet deze datums dus ruim op tijd in je agenda en zorg dat je altijd wat ruimte laat voor eventuele correcties of vragen.
Hoe je btw-aangifte doet en wat je daarvoor nodig hebt
Btw-aangifte doen kan via het online portaal van de Belastingdienst zakelijk. Daar log je in met DigiD of eHerkenning. Vervolgens vul je per rubriek in hoeveel btw je hebt ontvangen en betaald. Je moet je administratie dus op orde hebben voordat je hiermee begint. Zorg dat je alle verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes en zakelijke uitgaven klaar hebt liggen. Gebruik je boekhoudsoftware, dan kun je meestal direct vanuit dat systeem je aangifte versturen. Dit maakt het makkelijker om fouten te vermijden. Voor een correcte aangifte heb je nodig:
- Overzicht van je omzet exclusief btw
- Bedrag van de ontvangen btw (per tarief)
- Overzicht van betaalde btw op zakelijke kosten (voorbelasting)
- Eventuele btw die is verlegd of die je moet aangeven bij import/export
Zodra je alles hebt ingevuld, controleer je de totalen en verstuur je de aangifte. Daarna zorg je dat het verschuldigde bedrag op tijd op de rekening van de Belastingdienst staat.
Hoe je btw berekent en welke regels daarbij horen
In Nederland bestaan drie btw-tarieven: 21 procent als standaard, 9 procent voor onder andere voedingsmiddelen en boeken, en 0 procent bij export buiten de EU. Je berekent de btw over je verkoopprijs exclusief btw en houdt rekening met welk tarief van toepassing is. Vervolgens trek je daar de btw vanaf die je zelf hebt betaald op zakelijke uitgaven. Wat overblijft, moet je betalen of krijg je terug. Dit verschil noem je ook wel de af te dragen omzetbelasting. Let op dat je alleen btw mag aftrekken die betrekking heeft op zakelijke kosten. Voor privégebruik geldt een correctie. Handel je met het buitenland of pas je het verleggingsmechanisme toe, dan gelden er aparte regels. In die gevallen moet je vaak apart aangeven wat je hebt geleverd of ontvangen en of er btw is verlegd naar een andere partij.
Wat je moet doen bij fouten, correcties en suppletieaangifte
Een fout in je btw-aangifte is vervelend, maar het kan gebeuren. Merk je een vergissing op in een vorige aangifte, dan kun je dit in veel gevallen herstellen in de eerstvolgende aangifte. Is het verschil groter dan duizend euro, dan moet je een suppletieaangifte doen. Hiermee geef je alsnog het juiste bedrag door. Dit doe je via het online portaal van de Belastingdienst. Het is belangrijk dat je niet wacht met corrigeren, want als je te lang wacht kunnen er boetes of rente volgen. Het beste is om je aangifte altijd goed te controleren voordat je deze verstuurt. Gebruik eventueel een checklist, zodat je zeker weet dat je niets vergeten bent. Denk aan je omzet, voorbelasting, buitenlandse transacties en correcties voor privégebruik. Hoe eerder je corrigeert, hoe kleiner de kans op gedoe achteraf.
Hoe btw-aangifte werkt in bijzondere situaties
Niet elke situatie is standaard. Werk je met klanten in het buitenland, dan krijg je te maken met regels die afwijken van de normale procedure. Binnen de EU wordt btw vaak verlegd. Dat betekent dat jij geen btw in rekening brengt, maar dat de afnemer in zijn land de btw aangeeft. Je moet dit dan wel correct vermelden in je administratie en bij je btw-aangifte. Bij export buiten de EU geldt het 0 procent tarief, maar alleen als je kunt aantonen dat de goederen het land echt hebben verlaten.
Voor wie weinig omzet maakt, bestaat er de kleineondernemersregeling. Als je daarvoor kiest, hoef je geen btw te rekenen en ook geen aangifte te doen. Let wel op dat je je vooraf moet aanmelden en dat je drie jaar vastzit aan deze keuze.
Heb je tijdelijk geen omzet, dan moet je alsnog btw-aangifte doen. Je vult dan overal nul in, maar je voorkomt zo een boete voor het niet indienen. Ook bij vooruitbetalingen of aanbetalingen moet je de btw in de juiste periode verwerken. Houd dus goed bij wanneer je facturen uitstuurt en betalingen ontvangt.
Hoe je boetes voorkomt en je btw-aangifte goed controleert
Een btw-aangifte die te laat is ingediend of betaald, levert direct risico op een boete op. Ook als je denkt dat het niet belangrijk is omdat je niets hebt verdiend, geldt die verplichting gewoon. Om dit te voorkomen is het slim om vaste routines te ontwikkelen. Zet herinneringen in je agenda, houd je administratie wekelijks bij en controleer ruim voor de deadline of je alles compleet hebt.
Gebruik een boekhoudpakket dat je helpt herinneren aan openstaande aangiften. Controleer bij elke aangifte deze punten:
- Klopt de omzet en zijn de bedragen goed uitgesplitst per btw-tarief?
Heb je alle zakelijke kosten met btw goed geregistreerd? - Zijn er correcties of suppleties nodig voor eerdere aangiften?
Door hier steeds bewust bij stil te staan, voorkom je dat je iets vergeet of verkeerd invult. En hoe beter je je administratie op orde hebt, hoe sneller je btw-aangifte doen een routine wordt waar je niet meer tegenop ziet.
