Voor de afschrijving van inventaris geldt in de meeste gevallen een minimale afschrijvingstermijn van vijf jaar. Dat betekent dat je de aanschafkosten van bureaus, computers, kasten, gereedschap en andere bedrijfsinventaris verspreid over minimaal vijf jaar van de winst mag aftrekken. Per jaar schrijf je dus maximaal 20% van de aanschafwaarde af.
Waarom minimaal vijf jaar? De Belastingdienst hanteert als vuistregel dat je niet sneller mag afschrijven dan de daadwerkelijke waardedaling van een bedrijfsmiddel. Inventaris gaat in de praktijk langer mee dan één of twee jaar, en daarom is een kortere termijn fiscaal niet toegestaan. De exacte termijn die jij hanteert, moet aansluiten bij de verwachte economische levensduur van het specifieke object.
Welke afschrijvingstermijn geldt per soort inventaris?
Niet alle inventaris slijt even snel. De Belastingdienst kijkt naar de verwachte economische levensduur van een bedrijfsmiddel. Dat bepaalt hoe lang jij moet afschrijven. In de praktijk worden de volgende termijnen vaak gehanteerd:
- Computers en laptops: 3 tot 5 jaar (technisch verouderd, maar fiscaal minimaal 5 jaar tenzij anders onderbouwd)
- Bureaus, stoelen en kasten: 5 tot 10 jaar
- Gereedschap en machines: 5 tot 10 jaar, afhankelijk van het gebruik
- Bedrijfsauto’s: 4 tot 5 jaar (aparte regels, niet altijd hetzelfde als inventaris)
- Goodwill: maximaal 10 jaar
Voor computers geldt in de praktijk soms discussie: ze zijn technisch na drie jaar verouderd, maar de Belastingdienst accepteert een kortere termijn alleen als je kunt onderbouwen waarom de economische levensduur korter is. Lukt dat niet, dan geldt de vijfjaarsgrens.
Hoeveel afschrijving per jaar is maximaal toegestaan?
De maximale jaarlijkse afschrijving is 20% van de aanschafwaarde, bij een afschrijvingstermijn van vijf jaar. Je verdeelt het bedrag gelijkmatig over de jaren (lineaire afschrijving). Daarbij trek je eerst de restwaarde af: de waarde die het bedrijfsmiddel naar verwachting nog heeft aan het einde van de gebruiksperiode.
Rekenvoorbeeld: Je koopt een bureau voor 1.200 euro. De verwachte restwaarde na vijf jaar is 200 euro. De afschrijvingsbasis is dan 1.000 euro. Per jaar schrijf je 200 euro af (1.000 gedeeld door 5). Dat bedrag verlaagt jouw winst en daarmee de belasting die je betaalt.
Let op: je schrijft nooit af tot onder de restwaarde. Zodra de boekwaarde gelijk is aan de restwaarde, stop je met afschrijven, ook al is het bedrijfsmiddel dan nog in gebruik.
De drempelwaarde: kleine aankopen direct aftrekken
Niet elk bedrijfsmiddel hoef je over meerdere jaren af te schrijven. Bedrijfsmiddelen met een aanschafwaarde van 450 euro of minder (exclusief btw) mag je in één keer als kosten aftrekken in het jaar van aankoop. Dit heet de kleine-activaregeling. Koop je een bureaustoel van 300 euro? Dan boek je dat direct als kosten, zonder afschrijvingsschema.
Kost een bedrijfsmiddel meer dan 450 euro, dan gaat het op de balans als activum en schrijf je het af over de verwachte economische levensduur, met een minimum van vijf jaar.
Wat verandert er bij een startende onderneming?
Als startende ondernemer gelden er geen andere afschrijvingstermijnen voor inventaris. Wel kun je als starter soms gebruikmaken van willekeurige afschrijving: een tijdelijke regeling waarmee je in de beginjaren sneller mag afschrijven dan normaal. Daarmee kun je de kosten eerder aftrekken en in de beginfase je belastbare winst verlagen. Check bij de Belastingdienst of deze regeling op jouw situatie van toepassing is, want de beschikbaarheid ervan kan per jaar verschillen.
Afschrijving inventaris hoeveel jaar: samenvatting in één tabel
| Type inventaris | Gebruikelijke afschrijvingstermijn | Max. afschrijving per jaar |
|---|---|---|
| Computer / laptop | 5 jaar (fiscaal minimum) | 20% |
| Bureau / stoel / kast | 5 tot 10 jaar | 10 tot 20% |
| Gereedschap / machines | 5 tot 10 jaar | 10 tot 20% |
| Goodwill | Maximaal 10 jaar | 10% |
| Klein bedrijfsmiddel (max. 450 euro) | Direct aftrekken | 100% in aanschafjaar |
De termijn waarover je inventaris afschrijft, is dus minimaal vijf jaar, tenzij de economische levensduur aantoonbaar korter is. Houd bij de aankoop van nieuwe inventaris altijd een aankoopfactuur bij en leg de restwaarde en verwachte gebruiksduur vast in je administratie. Zo staat je afschrijving op papier mocht de Belastingdienst er vragen over stellen. Twijfel je over een specifiek bedrijfsmiddel? Raadpleeg dan de Belastingdienst of een accountant voor jouw situatie.
